COMO O ERP PODE AJUDAR A SUA MICROEMPRESA?

O dia a dia de um microempresário costuma ser dividido entre múltiplas tarefas, como captar novos clientes, lidar com os fornecedores, realizar pagamentos, checar as necessidades de seus funcionários, pensar e executar inovações para a empresa e se preocupar com questões contábeis, que podem gerar multas e diminuir sua margem de lucro ou possibilidade de investimentos. Fazer tudo isso sem o apoio da tecnologia é algo humanamente impossível!

É dentro desse cenário que o ERP para microempresa se torna um recurso imprescindível! Esse sistema de gestão integrada é focado em tornar o mito do profissional multitarefas uma realidade. Apesar de ser muito comentado, apenas 2,5% das pessoas no mundo são capazes de realizar mais de uma tarefa por vez. Ou seja, se você já se esqueceu de cobrar os clientes inadimplentes enquanto emitia fatura e notas dos recebimentos do mês corrente e atendia aos pedidos do escritório de contabilidade sobre notas de fornecedores, não se preocupe: isso não é um problema pessoal, é apenas um sinal de que falta um processo integrado e automatizado em sua empresa.

 

Afinal, o que é ERP?

ERP é a abreviação de Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português. Os ERPs são sistemas integrados desenvolvidos inicialmente para grandes indústrias que necessitavam automatizar seus processos de pedidos de matéria ­prima, alocar melhor seus recursos humanos e ainda integrar os departamentos de vendas, finanças e contabilidade. A integração determinava processos que garantiam que as pessoas os executariam com maior qualidade e menor tempo, pois fariam tudo a partir de uma tela e com poucos cliques.

Por outro lado, a centralização das informações fornecia aos diretores das empresas uma visão precisa de onde ocorriam os gargalos que impediam que suas empresas crescessem ou diminuíssem custos.

Você deve estar pensando que sua microempresa não precisa de tudo isso e é uma verdade parcial, pois um projeto de implantação de um ERP em grandes empresas demanda gastos com servidores locais, equipes de TI especializada, compra de licenças, contratação de uma consultoria para mapear os processos e implantar corretamente o sistema. Tudo isso torna o processo caro (chegando à casa dos milhões), burocrático e inacessível para pequenas empresas. Mas já existe o ERP para microempresas com preços bem reduzidos, que possui processos baseados nas melhores práticas do mercado e é focado em evitar a burocracia, deixando os microempresários livres para que possam se concentrar em atividades mais relevantes — afinal, o seu desejo ao abrir a empresa não era lidar com processos que não geram nenhum tipo de lucro, não é mesmo?

 

QUAIS AS VANTAGENS DO ERP PARA MICROEMPRESA?

Extinção das planilhas: Você já deve ter percebido que controlar todos os aspectos de sua empresa via planilhas torna a atividade mais difícil. Isso porque é difícil lembrar se elas estão atualizadas corretamente, em quais planilhas estão as informações e de onde vieram aqueles dados.

A principal vantagem de um ERP para microempresas é a centralização e confiabilidade das informações. Ao implantar um sistema integrado de gestão, todos os dados imputados em uma área serão atualizados automaticamente, em tempo real, para todas as outras que lidam com ela. Por exemplo, ao emitir uma ordem de compra, o usuário já poderá realizar o faturamento, gerar boleto, enviar para o cliente, agendar o envio do produto com a área responsável e o número será computado no módulo contábil na competência correta. Tudo em poucos cliques!

 

Facilidade para a apresentação das obrigações contábeis

Os registros contábeis são facilitados, afinal, todas as operações ficam arquivadas. Além disso, após o encerramento de um período contábil, somente os administradores é que poderão reverter uma situação, como mandar uma nota para perdas contábeis ou cancelá-la, o que dá maior segurança de que a ação é compatível com a legislação. Isso garante a qualidade e correção dos dados ao apresentar as obrigações contábeis para os órgãos responsáveis.

 

Gestão inteligente da folha de pagamento

Agendar pagamentos manualmente no sistema do banco é uma tarefa trabalhosa. Os ERPs geram planilhas que podem ser enviadas para os bancos em poucos segundos e ainda verificam se existem adicionais, como horas extras, percentuais de impostos retidos na fonte, agendam o pagamento do FGTS e criam os holerites dos funcionários. O que levaria um dia de trabalho para ser realizado manualmente, passa a ser feito em minutos e automaticamente.

 

Integração do sistema com bancos e com a Secretaria da Fazenda

Conciliar recebimentos de clientes e pagamentos de fornecedores nem sempre é fácil. Um ERP para microempresas faz a integração com bancos e libera o tempo do empresário para inovar. Também há a integração com a Secretaria da Fazenda e com o sistema de emissão de notas do município, o que garante que as entregas fiscais estejam sempre de acordo com as solicitações desses órgãos.

 

Visualização gráfica de informações gerenciais

Saber precisamente onde estão alocados os recursos de sua empresa e de que forma eles impactam sua margem de lucro é essencial para realizar cortes de gastos e otimizar investimentos. Um ERP permite que você tenha visões gráficas das informações e facilita o processo de tomada de decisão.

 

O que considerar ao escolher seu ERP?

– Disponibilidade em nuvem: ao estar disponível em nuvem, um ERP dispensa investimentos em servidores, banco de dados, protocolos de segurança, rede interna de computadores, entre outros gastos com infraestrutura. Basta contratar o serviço e todas as atualizações, manutenções e suporte serão de responsabilidade da empresa contratada. E para acessar, basta ter uma conexão com a internet. Simples!

– Facilidade de uso: avaliar qual será a facilidade que as pessoas terão ao usar o ERP, assegura que elas vão usá­-lo corretamente e que você não precisará investir muito dinheiro e tempo em treinamento.

– Integração de módulos: além de evitar retrabalhos, a integração de módulos garante a conformidade e segurança dos dados.

– Periodicidade na atualização das obrigações fiscais: como as alíquotas e impostos brasileiros variam muito e são constantemente atualizados, é importante verificar se todas as definições dos órgãos governamentais serão oferecidas para sua empresa sem gerar custos adicionais. (FONTE: http://www.jornalcontabil.com.br/como-o-erp-pode-ajudar-uma-microempresa/)

 

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E se quiser tirar dúvidas e conhecer de perto nossas soluções, entre em contato pelo: 0800 940 8900.

 

5 MOTIVOS PARA AUTOMATIZAR A GESTÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS

A utilização das Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) é uma realidade nas empresas e traz uma série de benefícios como segurança, praticidade, redução de custos e tempo, mobilidade. O armazenamento por um período de cinco anos após a data de emissão de cada documento é uma obrigatoriedade fiscal.

Entretanto, devido ao grande volume de notas emitidas e também recebidas por empresas em todos os portes, surge a dificuldade em mantê-las e, sobretudo, gerenciá-las, criando assim a necessidade de automatizar o processo para facilitar a localização e garantir a regularidade das notas.  Veja a seguir cinco motivos para automatizar a gestão das NFes:

Armazenamento econômico

É possível economizar na manutenção, desde o arquivamento físico em servidores até o espaço pago em serviços como DropBox e Google Drive, por meio de uma plataforma de armazenamento de NFes em nuvem.  As empresas que emitem e recebem um grande volume de notas podem economizar porque deixam de contratar um profissional para gerir as notas. Também se eliminam despesas com espaço, mobília e manutenção dos documentos em segurança.

Consulta em qualquer hora e qualquer lugar

 À medida que a atividade de uma empresa cresce, a emissão de notas fiscais aumenta, exigindo uma maior organização destes documentos. Os setores financeiros e comerciais de uma companhia precisam ter acesso a todas as transações, e o armazenamento digital deixa todas as NFes disponíveis para consultas sempre que preciso. O acesso aos sistemas das Secretarias Estaduais da Fazenda – SEFAZ, permite monitoramento dos status das NFes em tempo real. Com o armazenamento online, estes documentos podem ser acessados a qualquer momento e em qualquer dispositivo, com um sistema de login e senha, facilitando, não somente a organização, como também a comunicação entre empresa e contabilidade.

Localiza facilmente os documentos 

Em meio a tantos documentos fiscais de entrada e saída, as empresas podem ter dificuldades para encontrar determinados arquivos. Mesmo no meio eletrônico, localizar um arquivo de anos atrás, de um determinado fornecedor, com um valor específico ou uma nota que foi cancelada é uma tarefa que demanda muito tempo, mas que pode ser realizada em segundos com a gestão automatizada. A organização é mais fácil, prática e segura com a distribuição das notas por pastas virtuais.

Para as notas de entrada, existe a facilidade de controlar os documentos antes mesmo de o produto chegar, ajudando a monitorar a entrega, além de validar as notas dos fornecedores para eliminar o risco de emissão de falsas com o CNPJ da empresa.

Garantia na validação

 As NFes facilitaram o controle pelo Fisco, já que, para gerá-las, é necessário uma assinatura digital e uma autorização de uso. Desse modo, as entidades governamentais responsáveis por essa conferência, que são as secretarias da Fazenda, podem ter a nota fiscal na íntegra simultaneamente ao momento em que foi gerada. Ficaram mais fáceis também as fiscalizações nos postos de controle, uma vez que esse processo foi simplificado, e o tempo de parada nestes locais é muito menor. Há, ainda, a notificação em caso de um eventual cancelamento de uma nota, e correção de possíveis erros de digitação de datas e valores.

Integração com os principais ERPs

Uma plataforma de gerenciamento de notas fiscais eletrônicas é uma ponte entre empresa, contador e o fisco, facilitando o compartilhamento de arquivos em DANFe, XML, ZIP e Excel, que são compatíveis com todos os principais sistemas para gestão empresarial (ERP).

Fonte: www.administradores.com.br/noticias/negocios/5-motivos-para-automatizar-a-gestao-de-notas-fiscais-eletronicas/115403/

EXPLEND GESTÃO EMPRESARIAL

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A EXPLEND É UMA DAS EMPRESAS VENCEDORAS DO PRÊMIO MPE BRASIL NO ESTADO DE MINAS GERAIS

A Explend – Soluções empresariais, empresa que atua há 10 anos no mercado de tecnologia da informação em Uberlândia – MG, é uma das empresas vencedoras do prêmio MPE Brasil no estado de Minas Gerais, realizado pelo SEBRAE, MBC e Gerdau e que aconteceu no dia 01 de dezembro em Belo Horizonte – MG.

Com o objetivo de promover o aumento da qualidade, produtividade e competitividade das micro e pequenas empresas, o prêmio MPE Brasil, promovido pelo SEBRAE, Movimento Brasil Competitivo (MBC) e Gerdau, com apoio técnico da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), reconhece conceitos inovadores e boas práticas de gestão em diversos setores da economia. São oito categorias: Agronegócio, Comércio, Indústria, Serviços de Educação, Serviços de Saúde, Serviços de Tecnologia da Informação, Serviços de Turismo, Serviços e os Destaques de Inovação e Boas Práticas de Responsabilidade Social. A Explend – Soluções Empresariais foi uma das empresas premiadas na categoria Serviços de Tecnologia da Informação.

“Vencemos o prêmio MPE BRASIL 2016 na categoria Serviços de Tecnologia da Informação. Obrigado a todos os clientes, colaboradores e parceiros por acreditarem na Explend e crescerem ao nosso lado. ”, comentou o Diretor Executivo da empresa agradecendo a premiação.

As empresas premiadas no MPE Brasil recebem capacitações do Sebrae e as vencedoras da etapa nacional participam de seminários de excelência. A empresa premiada também recebe o selo “MPE Brasil – vencedor ciclo 2016”, em reconhecimento ao seu sistema de gestão alinhado aos princípios da excelência.

 

SOBRE A EXPLEND – SOLUÇÕES EMPRESARIAIS

A Explend – Soluções Empresarias, é uma empresa que atua há 10 anos no mercado de tecnologia da informação, com sede em Uberlândia – MG e atuação na região do Triângulo Mineiro, Goiás e Alto Paranaíba.

Com uma equipe gerencial que possui mais de 20 anos de experiência no segmento de tecnologia da informação, a Explend possui mais de 600 clientes e atende mais de 7000 usuários, que utilizam suas soluções em gestão empresarial.

Sendo uma empresa totalmente homologada junto aos órgãos municipais, estaduais e federais, a Explend utiliza das melhores práticas de desenvolvimento e arquitetura de software, criando ferramentas eficientes para Gestão Empresarial, Gestão Imobiliária, Projetos web personalizados e criação de WebSites.

Desde sua fundação, o maior objetivo da Explend – Soluções Empresarias é agregar valor ao negócio do cliente, otimizar suas rotinas administrativas com praticidade e agilidade, garantindo sua total satisfação, tendo assim como missão, visão e valores:

Missão – Simplificar a gestão de negócios no mercado corporativo através de soluções em Tecnologia da Informação (TI).

Visão – Ser reconhecida nacionalmente como empresa prestadora de serviços e produtos de alta qualidade e eficiência”

Valores

  • Crescimento e aprimoramento contínuos;
    • Ética;
    • Excelência com simplicidade;
    • Inovação;
    • Valorização das pessoas.

Acesse o site  www.explend.com.br e conheça todos as soluções empresariais da Explend. Entre em contato com sua equipe pelo (34) 3293-0101 ou pelo e-mail  contato@explend.com.br. Atendimento de segunda a sexta-feira em horário comercial e sábado das 08h às 12h.

Conheça 7 dicas para eliminar desperdícios na empresa

Sebrae preparou cartilha para ajudar empresário a enxugar negócio e lucrar mais.

 

Obter resultados financeiros positivos é o que toda empresa busca, ainda mais em época de crise. De acordo com o Sebrae, a equação “lucro = faturamento – gastos” precisa ser positiva e a maneira mais comum para isso é fazer com que o faturamento seja maior que os gastos da empresa. Mas muitos empresários não sabem que é possível trabalhar um terceiro elemento da equação: os gastos, ou seja, os custos e as despesas (matérias-primas, insumos, energia elétrica, salários e encargos e materiais de escritório, por exemplo).

Se os gastos diminuírem, ainda que o faturamento se mantenha, o lucro aumentará. Contudo, é preciso fazer isso com muita atenção e estratégia. Decisões aleatórias, como cortes de pessoal e diminuição na qualidade do produto, podem até reduzir custos, assim como pressionar fornecedores nas condições de pagamento e margem, mas elas provavelmente impactam também a entrega de valor ao cliente, e de maneira negativa, resultando em queda do faturamento.

Pensando nisso, o Sebrae preparou uma cartilha para apoiar as micro e pequenas empresas a identificar e eliminar gastos desnecessários, para diminuir os custos, tornar a empresa mais “enxuta”, eficaz e competitiva, e entregar mais valor ao cliente.

 “Desperdícios geram custos e tomam tempo, além de não agregarem valor ao que está sendo produzido, do ponto de vista do cliente. Portanto, devem ser eliminados”, afirma o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos.

“Para que os desperdícios sejam efetivamente eliminados ou reduzidos, é preciso identificá-los, mensurá-los, determinar Planos de Ação para sua redução ou eliminação e designar um responsável por implementar o plano. Diminuir gastos parece complicado, mas há como facilitar esse processo”, acrescenta.

A publicação, baseada na filosofia de gestão empresarial lean, que nasceu do Sistema Toyota de Produção, identifica sete desperdícios da produção e dá dicas para o empresário eliminar cada um deles. Embora esses desperdícios tenham sido identificados na produção de automóveis, eles valem para outros tipos de negócios de todos os setores da economia: comércio, serviços, indústria e agronegócios. A mesma publicação está disponível com casos direcionados para os segmentos de saúde, alimentação fora do lar e serviços automotivos. Confira as sete dicas do Sebrae:

Elimine defeitos na produção

Produtos, serviços e informações com defeitos geram mais custos para a empresa devido ao retrabalho. Afinal, serão exigidos mais tempo de profissionais, mais tempo de equipamentos e programação da produção, mais materiais e insumos, além da necessidade de gestão dos produtos descartados. Em um hospital, por exemplo, trata-se de resultados de exames falhos ou incompletos ou a ministração de medicamentos de forma errônea ou fora dos períodos determinados. Na oficina mecânica, é o caso de automóveis entregues aos clientes com serviços falhos ou não realizados. Isso pode ser causado por processos deficientes, baixa qualidade dos ingredientes e materiais ou baixa qualificação dos profissionais. Por isso, defina procedimentos para operação de cada equipamento, padronize algumas atividades e busque sempre a melhoria contínua dos processos.

Produza só o necessário, quando for preciso, sem exagero

A superprodução pode ser a pior forma de desperdício, pois contribui diretamente para que as demais formas ocorram. O fato de uma empresa produzir mais do que consegue vender é considerado desperdício, pois tempo e recursos (materiais, insumos, equipamentos e pessoal) estão sendo alocados muito previamente ao necessário, gerando estoques excessivos, que implicam mobilização de ativos. O problema pode ser causado por capacidade excessiva de equipamentos ou de pessoal, falta de padrão dos produtos e até política da empresa de incentivo por metas de produção. Assim, planeje a produção conforme a demanda real, não para o estoque.

Mantenha o estoque no menor nível possível

Quando se compra demais (além da capacidade de produção ou venda), ou se produz demais (além da capacidade de venda), os produtos se acumulam e formam estoques excessivos, que podem, eventualmente, ser perdidos por validade, armazenagem inadequada ou qualquer outro motivo. Além de implicar aumento de custos, o estoque demasiado exige maior espaço de armazenagem e esforço de gestão. Estoque excessivo significa dinheiro parado! Por isso, planeje cuidadosamente as compras e a produção, de maneira que elas aconteçam com eficiência e conforme a demanda e tenha estatísticas confiáveis de vendas e controle de estoque, a fim de ajustá-las.

Evite a espera desnecessária

O tempo que as pessoas ou os equipamentos ficam desnecessariamente ociosos ou são obrigados a esperar pela próxima ação é considerado desperdício. Essa improdutividade impacta negativamente os custos da empresa e deve ser evitada. O fluxo contínuo em um processo minimiza consideravelmente a espera. É a espera dos profissionais por ferramentas ou equipamentos para poder trabalhar, por exemplo, ou equipe da cozinha de um restaurante aguardando o pedido chegar, que demora pelas interrupções no trajeto do garçom. Planeje os processos para acontecerem em um fluxo contínuo.

 

Faça o transporte adequado de insumos

Se equipamentos, insumos, materiais ou qualquer outro recurso é movimentado de um local para outro, desnecessariamente ou de maneira ineficiente, cria-se o desperdício de transporte. A situação pode ser piorada, considerando que no transporte pode haver perdas e danos. Nada disso entrega valor ao serviço que está sendo prestado ao cliente. Pode ser, por exemplo, o envio de insumos, materiais ou informações para o local errado ou no momento equivocado. Isso pode ser causado por, entre outros motivos, fornecedores distantes ou trajetos ou processos ineficientes.

Organize o ambiente de trabalho

O desperdício de movimentação atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de atividades. Além de implicar, muitas vezes, em mais custos, resultam também em baixa eficiência e desempenho enfraquecido dos profissionais. São movimentos corporais desnecessários, como flexionar, elevar ou abaixar para alcançar insumos ou ferramentas, causados, muitas vezes, por desorganização no ambiente de trabalho. Em um restaurante, por exemplo, o deslocamento excessivo dos profissionais da cozinha para executar suas atividades durante a preparação dos alimentos, quando os ingredientes, os equipamentos e os utensílios estão afastados uns dos outros. Mantenha o ambiente de trabalho sempre limpo e organizado, apenas com os materiais e os equipamentos necessários para o processo.

Acabe com desperdícios de processamento

Os procedimentos adicionais devem agregar valor ao que se entregará ao cliente; caso contrário, devem ser dispensados. Entregue mais valor ao cliente, mas sem desperdícios no processamento, ou seja, aqueles resultantes de processos que não agregam valor. Como o caso de serviços prestados além do solicitado e aprovado pelo cliente, com a geração de custos. É preciso identificar as atividades que afetam negativamente a produtividade e o custo de produção e eliminar o impacto dessas atividades.

Fonte: http://www.paraibatotal.com.br/noticias/2016/12/20/79140-conheca-7-dicas-para-eliminar-desperdicios-na-empresa

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Quer otimizar os processos na sua empresa?

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INVENTÁRIO DE ESTOQUE: SAIBA PORQUE ELE É IMPORTANTE E VEJA 5 DICAS PARA COLOCAR EM PRÁTICA.

Cuidar do estoque de produtos é essencial para manter a boa gestão do negócio. Você está fazendo isso corretamente?

O inventário de estoque, também conhecido como controle de estoque ou inventário físico, é uma prática muito importante para todas as empresas que possuem produtos físicos – embora muitos gestores ainda a vejam como algo trabalhoso e difícil. A questão é que elaborar o inventário de estoque do seu negócio pode trazer uma série de vantagens, e existem, sim, formas de deixar tudo mais fácil. Saiba mais sobre essa metodologia e confira cinco dicas para colocá-la em prática de forma eficiente e simples.

 

O valor do inventário de estoque

De forma geral, o inventário trata-se de realizar um levantamento ou uma contagem de todos os produtos em estoque da empresa, aplicando uma classificação (indicando os tipos de produtos, marcas, valores, etc.) e, por fim, comparando os resultados obtidos no estoque físico com aqueles existentes no controle – que pode, por exemplo, ser eletrônico.

Todo esse processo traz reflexos muito positivos na rotina da empresa, melhorando o seu funcionamento. É possível obter informações relevantes sobre, por exemplo, produtos “encalhados” no estoque, aqueles que estão em falta, o tipo de produto que mais é comercializado, se o espaço físico do estoque é adequado para a quantidade de itens que a empresa costuma armazenar, entre outras.

Além disso, o inventário auxilia em decisões estratégicas, como identificar produtos vencidos e perceber aqueles que têm mais valor para a empresa. Ele também ajuda a manter um controle detalhado e preciso de como está o fluxo de produtos, possibilitando uma comparação entre as quantidades informadas no controle e o resultado indicado no inventário.

Com relação às rotinas do dia a dia, o controle de estoque traz algumas vantagens: Ele reduz custos, pois evita que você acabe adquirindo material dos seus fornecedores sem necessidade, e minimiza desperdícios como produtos extraviados, obsoletos ou até mesmo danificados/expirados;o inventário de estoque pode ser utilizado para aprimorar o relacionamento entre empresa e cliente, já que a companhia tem controle sobre como está o seu estoque (ou seja, conhece os seus produtos) e, assim, conta com a certeza de que pode entregar o que está sendo negociado. Assim o cliente não tem suas expectativas frustradas;quando realizado de forma correta, o inventário físico também evita problemas legais (com o FISCO), porque garante que o seus estoques físico e jurídico tenham informações compatíveis.

 

TIPOS DE INVENTÁRIO

Essa prática pode ser classificada de duas formas de acordo com a que é realizada. Existem dois tipos de inventário: o periódico e o rotativo.

Inventário periódico: é um grande levantamento realizado em um determinado período específico, geralmente uma vez por ano. Na maioria dos casos, trata-se de um processo mais longo e demorado que demanda mais da força de trabalho – por isso, pode ser considerado também menos eficiente.

Inventário rotativo: nesse método é realizada uma verificação do estoque de forma frequente. Conta com uma periodicidade curta, o que significa menos trabalho, mais agilidade e ainda garante que o inventário seja mais confiável, pois aponta a realidade mais recente da empresa.

 

5 DICAS PARA OTIMIZAR O INVENTÁRIO DE ESTOQUE

Agora que você já sabe como o inventário de estoque pode ser importante para a sua empresa e também conheceu as vantagens que ele representa, que tal algumas dicas para implementar essa prática de forma ágil e eficiente? Confira!

1) Encontre o melhor período para realizar o inventário: De nada adianta um inventário que não possui dados confiáveis. Portanto, é fundamental definir um período propício para essa atividade, ou seja, um momento em que não haja fluxo de produtos no estoque da empresa. O ideal é reservar algumas horas antes ou depois do expediente normal; finais de semana e feriados também são indicados.

2)  Organize o espaço: Depois de escolher o melhor momento para iniciar o controle de estoque, é hora de colocar mãos à obra. Mas antes de começar a contagem em si, dê atenção para a organização (e até mesmo limpeza) do espaço físico. Retire da área tudo que não for importante para o inventário, agrupe produtos similares e limpe o ambiente. Isso torna todo o processo de contar os produtos muito mais agradável e rápido.

3)  Defina categorias de produtos: Com os produtos parecidos já agrupados, fica mais fácil dividi-los por categorias. Isso é importante para que você tenha uma visão organizada de como é a atuação do seu negócio, do que você vende. Após fazer essa divisão segmentada, especifique o máximo possível de informações, como peso, medida, cor, voltagem, preços de custo e de venda etc.

4) Tenha uma metodologia e um padrão: Dentro de todo esse processo, é possível que surjam dúvidas, confusões e até erros. Para evitar isso, é muito importante ter uma metodologia com padrões de contagem e categorização claros e práticos de serem aplicados. Também é muito aconselhável que cada produto tenha um código exclusivo (gerado manualmente ou por um software), utilizado tanto nos processos de venda quanto nos controles físico e jurídico do estoque.

5) Utilize equipamentos de automação: Com a automação comercial, diversas atividades da rotina de uma empresa se tornaram mais fáceis, e o inventário de estoque é uma dessas. Utilizando um software de dados, por exemplo, você consegue contar todos os produtos com mais rapidez e, tão importante quanto, tranquilidade de que os dados são confiáveis.

Agora basta aplicar essas dicas para a sua empresa contar com um estoque de produtos muito mais organizado, confiável e otimizado para executar as atividades do dia a dia mais agilmente.

Fonte:http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/inventario-de-estoque-saiba-porque-ele-e-importante-e-veja-5-dicas-para-colocar-em-pratica/100247/

 

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Uso incorreto de softwares pode ocasionar perda de vendas

Desenvolvido para auxiliar as empresas, um software de vendas cria bancos de dados e reúne informações estratégicas para uma empresa chegar até seu público-alvo. Contudo, negligenciar seu uso pode trazer prejuízos inestimáveis, já que negócios são perdidos e a imagem pode ser arranhada. É o que explica Flávio Vasconcelos, gerente de CRM da AX4B – parceira oficial da Microsoft na oferta de softwares e soluções para o mercado nacional.
De acordo com o profissional, um erro muito comum cometido pelas companhias ao adquirirem esse tipo de solução é não conhecer quem é seu cliente. “Isso é grave, pois desperdiça recursos com algo que não dará retorno, além de importunar alguém que não está interessado em seus serviços”, explica. A utilização de canais errados também é apontada por Flávio como uma falha. “De que adianta contatar por e-mail alguém acostumado a interagir via mídias sociais? Os softwares de vendas costumam indicar detalhadamente qual canal o consumidor mais interage, é só avaliar e fazer o contato no local certo”, pondera.
A falta de informações alinhadas também assombra os clientes e prejudica as marcas. “Infelizmente ainda nos deparamos com dados desencontrados ao pedir informações via telefone se depois checamos, por exemplo, nas redes sociais”, exemplifica Flávio. De acordo com o gerente de CRM, situações como essa podem ser evitadas se as informações sobre produtos e procedimentos forem padronizadas para todos os setores de uma empresa. “Como o software de vendas permite interação por todos os canais, uma vez que os dados seguem um padrão o problema se dissolve”, explica.
Flávio também chama atenção para dois erros básicos, mas que ainda são muito cometidos. Um deles é o desconhecimento do próprio produto. “Isso gera desconfiança e insegurança no cliente, que facilmente migra para outra empresa. O ideal é aproveitar as vantagens do software de vendas, que reúne diversos dados analíticos dos produtos, que devem ser utilizados a favor da empresa”, garante o profissional. O outro erro é não saber quem são os concorrentes. “Além de permitir que a marca mostre seu diferencial, conhecer a concorrência possibilita uma análise de mercado, direcionando a um grupo de indivíduos que são mais receptivos a uma empresa em questão.”

Fonte: http://jornaldiadia.com.br

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Qual a importância de uma boa administração de estoque?

Administrar significa direcionar, gerenciar. Seja um negócio, pessoas, ou até mesmo recursos, buscando alcançar um objetivo. O objetivo de uma boa administração de estoque é garantir o rápido atendimento às necessidades do cliente e com isso gerar lucro para a empresa.

Gerenciando o estoque com eficiência conseguimos frequentemente praticar melhores preços por ganhar desconto comprando produtos em quantidade; suprir os pedidos dos clientes com maior agilidade e oferecer um atendimento de qualidade. Estoque é um capital parado. Uma má gerência acarretará em prejuízo. O estoque pode ser de matérias-primas, materiais em processo de transformação, ou um produto já acabado.

Feita da maneira adequada, a gestão de estoque precisa levar em consideração a localização do espaço físico de estocagem, pois deve garantir boas condições de armazenagem, fácil visualização e controle dos produtos, e também estar acessível logisticamente. Também é necessário observar o que se deve estocar. É preciso um planejamento, para não correr o risco de armazenar produtos em excesso ou então deixar faltar. O nível do estoque precisa acompanhar o nível das vendas, daí a decisão de quanto estocar e por quanto tempo. Não se deve estocar o desnecessário.

É fundamental um eficiente controle desse estoque acompanhando diariamente toda a movimentação do que acontece nele, controlando entradas, saídas e perdas. Informatizar os sistemas de controle de estoque permite maior agilidade no controle, gestão e consulta; porém se não for utilizado de forma correta não evita as perdas. Fazer inventários periodicamente também é uma ferramente de controle muito importante, pois além de possibilitar uma visão da rotatividade dos produtos, também contribui com a diminuição de furtos ou desvios de produtos.

Uma boa administração de estoque traz muitas vantagens. O capital da empresa é empregado de forma adequada, evitando prejuízo. É possível atender os pedidos de acordo com a procura e sem atrasos. Mas também tem suas desvantagens, que são os custos, como depreciação e deterioração dos produtos, despesa com equipamentos, conservação, aluguel, seguros, salários.

A administração de estoque não é uma tarefa fácil. É preciso tentar prever o que os clientes querem e quanto querem para não ter prejuízo com estoque. Atualmente, a utilização de softwares de Gestão, como o da Explend, vem sendo a estratégia mais eficaz para prever riscos e identificar oportunidades. Nele, você pode registrar dados dos produtos, acompanhar as vendas e, consequentemente, a saída dos mesmos do estoque, além de poder emitir relatórios, analisar e fazer previsões de rotatividade.

 

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Fonte da notícia: http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/qual-a-importancia-de-uma-boa-administracao-de-estoque/98447/

Quatro erros no Controle de Estoque que você jamais deve cometer

Falhas podem causar diversos prejuízos, tanto operacionais quanto financeiros para a empresa. Confira os principais erros para poder evitá-los ao máximo

Sobreviver a um dos mais longos períodos recessivos da história não tem sido tarefa fácil para os empresários. Além de exigir dos empreendedores alta capacidade de adaptação, as boas práticas de gestão têm sido determinantes para selecionar quem irá ou não sobreviver a este processo. Dentre elas, manter uma boa Gestão de Estoque pode gerar economia e até mesmo reverter um fluxo de caixa negativo.

O controle do estoque, quando não é bem gerido, pode trazer diversos problemas e comprometer a sobrevivência do negócio. Confira os principais erros que podem parecer inofensivos em um primeiro momento, mas se ignorados são fatais para o futuro do seu empreendimento:

1. Falta de comunicação

Quando você está realizando o controle de estoque é essencial que toda a estratégia da empresa seja analisada. Portanto é necessário que os setores comercial e de compras tenham uma boa comunicação e sintonia para que a gestão do estoque seja assertiva. Estes dois setores podem analisar o fluxo do produto dentro da empresa e assim compreender a real demanda de cada item.

2. Comprar produtos e matérias-primas demais

Um erro muito comum em muitas empresas é comprar mais produtos do que é realmente necessário. Por isso fique atento ao seu estoque e a sazonalidade dos produtos para realizar as compras certas, sem excessos nem faltas.

3. Não realizar levantamentos periódicos

A melhor coisa para construir uma base de informações confiáveis sobre o estoque é realizar inventários periódicos. Esta periodicidade poderá ser definida pelo gestor, que escolherá qual o melhor período para acompanhar o fluxo dos produtos. Assim você poderá identificar possíveis falhas rapidamente e realizar ações que diminuam os erros.

4. Não atualizar as informações instantaneamente

Tanto as entradas quanto saídas de produtos do estoque devem ser atualizadas instantaneamente. Adiar esta tarefa pode prejudicar o controle dos dados e causar grandes no estoque, que poderão ser irreversíveis.
Uma forma de evitar estes erros é contar com um sistema de gestão que realize o controle de estoque. Assim, todos os processos da empresa são integrados, além do lançamento dos dados, que ocorre de forma instantânea e automática.

(Fonte:www.maxpressnet.com.br/Conteudo/1,862966,Quatro_erros_no_Controle_de_Estoque_que_voce_jamais_deve_cometer,862966,5.html)

 

 

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NÃO INVESTIR EM TECNOLOGIA PARA A GESTÃO PODE TER UM CUSTO ALTO

Que a tecnologia é fundamental para melhorar a gestão e a operação de negócios dos mais variados segmentos, já não resta dúvidas. Entretanto, um “senão” ainda paira sobre muitas decisões de compra nesta área: o custo.

É verdade que sistemas e equipamentos tecnológicos podem exigir investimentos consideráveis, sim. É também notável as melhorias que este aparato traz para o negócio: de fato, uma pesquisa da consultoria Alberdeen Research mostra que empresas que utilizam um software de gestão (ERP) são 73% mais produtivas do que as que não o fazem, e têm redução de 18% nos custos operacionais e de 16% nos custos administrativos.

Já a TNS Research indica que companhias de 11 países que investem em tecnologia, incluindo sistemas, mobilidade, Big Data e computação em nuvem, crescem até 53% a mais em receita do que as demais. O Gartner, por sua vez, defende a digitalização dos negócios como inevitável e afirma que o esforço para produzir mais com menos recursos tecnológicos podem barrar o avanço das empresas.

Outro estudo, intitulado The Era I Enterprise: Ready for Anything, mostra que, na opinião de 300 executivos de 10 verticais da indústria, a TI facilita interação com o consumidor e potencializa o trabalho, melhorando a produtividade, competitividade e ampliando a geração de receita.

Não são poucos os exemplos comprovados da eficácia da tecnologia aplicada às operações corporativas. Para melhorar a análise, tomemos como foco somente os sistemas de gestão. Para uma companhia, a avaliação da compra de um ERP deve começar pelo questionamento de quanto custa não tê-lo, o que equivale a perguntar quanto custa não ter controle sobre todos os processos, do backoffice ao ponto de venda, passando por todos os departamentos, documentos, procedimentos e pessoas.

Qual o custo de não automatizar tarefas que podem perfeitamente ser executadas por um software, disponibilizando recursos humanos para ações estratégicas? Quanto se gasta ao não ter controle sobre processos operacionais, arcando com erros e retrabalho? Qual a perda por não ter à mão dados claros para a gestão assertiva de todas as áreas do negócio?

A compra de um ERP representa um custo, mas a opção por não ter este tipo de sistema – ou por adquirir o mais barato – também não sai de graça. Um software de gestão capaz de automatizar processos, que gere informações gerenciais precisas que auxiliem na eficácia organizacional, resolva sozinho a complexidade das regras fiscais, reduzindo falhas e o risco tributário, e seja fácil de usar, potencializando a produtividade de todos os departamentos, tem relação direta com ganhos de competitividade.

O contrário também é real: um sistema de gestão que falhe no controle de acesso, na integração dos dados e na automatização dos processos aumenta os erros de operação, eleva os índices de retrabalho e exige a disponibilidade de mais pessoas com mais experiência. Resumindo, eleva os gastos e reduz a eficiência das equipes, o que pode resultar na entrega de produtos ou serviços insatisfatórios.

Benefícios como a satisfação dos clientes, segurança fiscal, eficiência operacional, informação gerencial de qualidade, ganho de competitividade são imensuráveis. Já o custo de não ter tudo isso é a tomada de decisão errada, a perda de venda, a queda na receita, e isso sim pode ser posto na ponta do lápis – e não será barato.

Investir em tecnologia é qualificar e potencializar o negócio. Não investir é correr riscos que podem custar dinheiro, tempo e esforços. O balanceamento da equação está na escolha pelo investimento correto, que não será caro, nem barato: será certeiro.

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Fonte da notícia: cio.com.br/opiniao/2016/08/31/custo-de-nao-investir-em-tecnologia-para-a-gestao-e-alto/

A Sefaz vai parar de fornecer o emissor gratuito de NF-e em janeiro de 2017

Milhares de pequenas empresas emitem nota fiscal eletrônica de mercadorias (NF-e) por meio do emissor gratuito da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). Fornecido há dez anos, esse software vai parar de ser fornecido e atualizado em janeiro de 2017, por decisão da Sefaz. Isso obriga empresas que vendem produtos a escolher a melhor alternativa para substituir o emissor gratuito.

O programa de emissão de notas é desenvolvido pela Sefaz do Estado de São Paulo, mas é distribuído pelas secretarias estaduais de todas as unidades da federação. Negócios de todo o Brasil que precisam tirar diferentes tipos de NF-e usavam a ferramenta, além de empresas de serviços do Distrito Federal. A decisão de descontinuar o emissor gratuito foi anunciada em abril de 2016, e a recomendação é buscar outra solução quanto antes.

Por mês, segundo dados da Secretaria da Fazenda da Receita Federal, são validadas cerca de 200 mil notas fiscais de produto. Mas o número exato de empresas que usa o emissor gratuito não é divulgado.

Apesar de poder ser baixado de graça, o emissor 3.0 da Sefaz já era contraindicado para muitos tipos de empresa, por apresentar diversas limitações. Difícil de usar, não tinha suporte técnico, o que obrigava o empreendedor ou gestor a se virar sozinho para gerar notas. Sobrava trabalho manual repetitivo, e dependia da empresa ou do escritório de contabilidade manter arquivadas as notas emitidas. Agora, as empresas precisam encontrar outra solução de NF-e, de preferência uma que facilite a gestão de seu negócio.

Quando o emissor parar de funcionar, serão afetadas pelo seu fim todas as empresas que vendem produtos no país e que usam o software para tirar suas notas fiscais eletrônicas. Empresas de serviço que utilizam sistemas oferecidos por prefeituras ou por soluções privadas não serão afetadas.

O emissor gratuito vai parar de funcionar assim que houver leis ou normas que promovam mudanças em algum campo, alíquota ou regra de validação de notas fiscais. É muito provável que uma alteração desse tipo aconteça nos primeiros meses de 2017, embora não haja uma data precisa conhecida para isso.

Mudanças desse tipo ocorrem periodicamente. Há exemplos recentes em janeiro e julho de 2016, envolvendo alíquotas de partilha de ICMS. A própria partilha de ICMS e o contexto de substituição tributária são alvos de mudanças de regras progressivas até 2019. Por isso, a própria Sefaz recomenda às empresas que ainda usam o emissor buscar a melhor alternativa.

Sites de download na internet até podem manter a disponibilidade de download do emissor gratuito, mas baixar o software não significa que ele vai funcionar para transmitir as notas. Assim que houver alguma alteração de normas ou regras de NF-e, as notas simplesmente não serão mais validadas.

Vale lembrar que, para emitir nota fiscal, a empresa necessita de um certificado digital para emitir notas fiscais de produto. O certificado digital é o que assegura a validade da nota fiscal e de outros documentos eletrônicos, como uma assinatura. É emitido por autoridades certificadoras em diferentes padrões.

 

Escolha a melhor alternativa para o seu negócio!

Para emitir notas fiscais, e sua empresa nunca mais precisar digitar duas vezes os dados de um pedido, seu histórico de vendas, clientes e até impostos recolhidos sobre as notas, conte com o software de Gestão Empresarial da Explend. Os ganhos de tempo e produtividade com o software de Gestão Empresarial Explend, que possui ferramentas de controle financeiro, emissão de NF-e, controle de estoque e vendas são muitos! Por ser integrado e ter suporte grátis, o software só tem a aumentar a produtividade da gestão.

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Fonte da notícia: http://revistapegn.globo.com/Publicidade/Conta-Azul/noticia/2016/09/fim-do-emissor-gratuito-de-nf-e-em-2017-escolha-melhor-alternativa.html